Bij welke gemeente moet ik een evenementenvergunning aanvragen als ik op meerdere locaties sta?

Meerdere locaties, meerdere gemeenten? Ontdek welke vergunningen je nodig hebt en wanneer professionele beveiliging verplicht is.

Als je een evenement op meerdere locaties organiseert die in verschillende gemeenten liggen, moet je bij elke gemeente apart een evenementenvergunning aanvragen. Er is geen centrale vergunning die automatisch voor meerdere gemeenten geldt. Hoe de aanvraagprocedure er precies uitziet, verschilt per gemeente. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over vergunningen bij multi-locatie evenementen, van grenssituaties tot de rol van beveiliging.

Moet ik bij elke gemeente apart een vergunning aanvragen?

Ja, je moet bij elke gemeente apart een evenementenvergunning aanvragen als jouw evenement plaatsvindt op locaties die onder verschillende gemeenten vallen. Een vergunning die door gemeente A is verleend, geldt niet automatisch op het grondgebied van gemeente B. Dit is een van de meest voorkomende misverstanden bij organisatoren van meerdaagse of multi-locatie evenementen.

Elke gemeente heeft zijn eigen Algemene Plaatselijke Verordening (APV), en daarbinnen zijn eigen regels over evenementen. Wat in de ene gemeente als een “klein evenement” geldt waarvoor een eenvoudige melding volstaat, kan in de buurgemeente al vallen onder de categorie waarvoor een uitgebreide vergunningsprocedure geldt. Dat betekent ook dat de doorlooptijden kunnen verschillen: de ene gemeente werkt met een aanvraagtermijn van vier weken, de andere hanteert acht tot twaalf weken voor grotere evenementen.

Start je aanvragen daarom zo vroeg mogelijk en zeker niet allemaal tegelijk op het laatste moment. Maak een overzicht van alle locaties, bepaal welke gemeenten erbij betrokken zijn en neem contact op met elke gemeente afzonderlijk. Vraag direct naar de geldende categorie-indeling voor jouw type evenement, want dat bepaalt welke procedure je moet doorlopen.

Wat gebeurt er als jouw evenement de gemeentegrens overschrijdt?

Als jouw evenement fysiek de gemeentegrens overschrijdt, bijvoorbeeld een wandel- of fietsroute, een optocht of een hardloopwedstrijd die door meerdere gemeenten loopt, dan ben je verplicht bij elke betrokken gemeente een vergunning of ontheffing aan te vragen. Er bestaat geen overkoepelende “regiovergunning” die dit automatisch regelt.

In de praktijk werken gemeenten in zo’n situatie soms samen. Ze kunnen besluiten om de aanvraag gezamenlijk te behandelen of om één gemeente als coördinerende partij aan te wijzen. Dit is echter geen verplichting en hangt volledig af van de onderlinge afspraken tussen die gemeenten. Als organisator mag je hier niet op rekenen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het indienen van de juiste aanvragen bij alle betrokken gemeenten.

Wat wel helpt: neem contact op met de gemeente waar het grootste deel van het evenement plaatsvindt en vraag of zij weten of er regionale afstemming mogelijk is. Sommige gemeenten in Noord- en Zuid-Holland kennen elkaar goed en kunnen je doorverwijzen naar de juiste contactpersoon bij de buurgemeente. Dat bespaart je tijd en voorkomt dat je met tegenstrijdige eisen te maken krijgt.

Welke gemeente is verantwoordelijk bij evenementen op openbaar water of grensgebied?

Bij evenementen op openbaar water, zoals een vlonderfeest op een kanaal of een watersportevenement op een meer, is de gemeente niet altijd de enige bevoegde instantie. Afhankelijk van het type water en het beheer ervan kunnen ook het waterschap, Rijkswaterstaat of de provincie bevoegd zijn. Op grensgebied tussen twee gemeenten geldt in principe de gemeente op wiens grondgebied de activiteit feitelijk plaatsvindt.

Voor evenementen op rijkswateren, zoals de grote rivieren of het IJmeer, is Rijkswaterstaat de vergunningverlenende instantie. Voor regionale wateren is dat doorgaans het waterschap. Bij twijfel over welk water onder welk bevoegd gezag valt, kun je dit opzoeken via het Omgevingsloket of navragen bij de gemeente waar je het evenement organiseert.

Bij grensgebieden op land geldt de kadastrale grens als uitgangspunt. Als je evenement een festivalterrein beslaat dat letterlijk over de grens van twee gemeenten loopt, dan moet je bij beide gemeenten een vergunning aanvragen voor het deel dat op hun grondgebied valt. Dit klinkt omslachtig, maar in de praktijk zijn gemeenten hier doorgaans redelijk pragmatisch over als je tijdig en transparant communiceert over de situatie.

Hoe verschilt de aanvraagprocedure per gemeente?

De aanvraagprocedure voor een evenementenvergunning verschilt per gemeente op meerdere punten: de categorisering van evenementen, de vereiste documenten, de aanvraagtermijnen en de manier waarop je de aanvraag indient. Wat de ene gemeente online afhandelt via het Omgevingsloket, verloopt bij de andere nog via een papieren formulier of een eigen gemeentelijk portaal.

Categorisering en doorlooptijden

De meeste gemeenten werken met een indeling in categorieën, vaak aangeduid als A, B en C. Categorie A betreft kleine, reguliere evenementen met weinig risico, waarvoor soms alleen een melding nodig is. Categorie B en C betreffen grotere of risicovolle evenementen waarvoor een uitgebreide aanvraag met veiligheidsplan, verkeersplan en soms een beveiligingsplan vereist is. De doorlooptijd voor een categorie C-vergunning kan oplopen tot twaalf weken of meer.

Vereiste documenten

Bijna elke gemeente vraagt om een plattegrond van het terrein, een programmaoverzicht, een schatting van het aantal bezoekers en contactgegevens van de organisator. Grotere evenementen vereisen aanvullend een veiligheidsplan, een verkeers- en parkeerplan, een draaiboek voor calamiteiten en soms een bewijs van samenwerking met een erkend beveiligingsbedrijf. Controleer per gemeente welke bijlagen verplicht zijn, want ontbrekende documenten leiden tot vertraging of afwijzing van de aanvraag.

Welke rol speelt beveiliging in een evenementenvergunning?

Bij middelgrote tot grote evenementen is een beveiligingsplan vaak een verplicht onderdeel van de vergunningsaanvraag. Gemeenten willen weten hoe de veiligheid van bezoekers wordt geborgd, wie verantwoordelijk is voor de toegangscontrole en crowd management, en hoe er gereageerd wordt bij incidenten. Een goed onderbouwd beveiligingsplan kan het verschil maken tussen een vlotte vergunningverlening en een aanvraag die meerdere keren heen en weer gaat.

In het beveiligingsplan beschrijf je onder andere het aantal beveiligers dat wordt ingezet, hun posities op het terrein, de aanpak van toegangscontrole en de procedure bij calamiteiten. Gemeenten beoordelen dit plan in combinatie met het verwachte bezoekersaantal en het type evenement. Bij evenementen met alcohol, nachtelijke openingstijden of een groot publiek stellen gemeenten doorgaans strengere eisen aan de beveiligingsinzet.

Beveiligers die worden ingezet bij evenementen moeten beschikken over een geldige beveiligerspas en opereren conform de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr). Zorg dat je dit in je beveiligingsplan kunt aantonen, want gemeenten en politie controleren hier actief op.

Wanneer schakel je een beveiligingsbedrijf in bij een multi-locatie evenement?

Bij een multi-locatie evenement schakel je een beveiligingsbedrijf in zodra het evenement publiek toegankelijk is, meerdere locaties tegelijk actief zijn of wanneer de gemeente dit als voorwaarde stelt in de vergunning. Hoe meer locaties en bezoekers, hoe groter de behoefte aan gecoördineerde beveiliging die op meerdere plekken tegelijk aanwezig kan zijn.

Bij evenementen op meerdere locaties is de logistieke complexiteit van beveiliging groter dan bij een enkel festivalterrein. Denk aan toegangscontrole op meerdere ingangen, toezicht op risicogebieden die verspreid liggen en de coördinatie bij incidenten waarbij snel duidelijk moet zijn welk team waar naartoe gaat. Een professioneel beveiligingsbedrijf stelt hiervoor een beveiligingsplan op dat aansluit op de specifieke situatie per locatie.

Wij van Flexteam Security werken graag samen met organisatoren om de optimale inzet te bepalen voor evenementen op meerdere locaties. We stellen een persoonlijk beveiligingsplan op dat aansluit bij de eisen van de betrokken gemeenten en het karakter van het evenement. Onze beveiligers regelen de toegangscontrole, voeren crowd management uit en houden toezicht op risicogebieden, zodat jij je kunt richten op de organisatie. Heb je vragen over wat wij voor jouw evenement kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee.

De diensten van Flexteam Security worden uitgevoerd conform de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr); aan de beschreven dienstverlening kunnen geen absolute veiligheidsgaranties worden ontleend.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg voor het evenement moet ik beginnen met de vergunningaanvragen bij meerdere gemeenten?

Begin bij voorkeur minimaal drie tot zes maanden van tevoren, zeker als je te maken hebt met meerdere gemeenten met elk hun eigen doorlooptijden. Houd er rekening mee dat een categorie C-vergunning al snel twaalf weken of meer in beslag neemt, en dat je bij iedere gemeente ook nog aanvullende documenten kunt worden gevraagd. Door vroeg te starten, heb je voldoende tijd om ontbrekende bijlagen aan te leveren of bezwaren te behandelen zonder dat je evenementdatum in gevaar komt.

Wat als de gemeenten tegenstrijdige eisen stellen aan mijn beveiligingsplan?

Dit kan voorkomen als twee gemeenten verschillende normen hanteren voor bijvoorbeeld het aantal beveiligers per bezoeker of de vereiste kwalificaties. In dat geval stem je het beveiligingsplan af op de strengste eisen van de betrokken gemeenten, zodat je met één plan aan alle voorwaarden voldoet. Neem actief contact op met beide gemeenten en geef aan dat je een overkoepelend plan opstelt; veel gemeenten waarderen deze transparante aanpak en zijn bereid mee te denken over een werkbare oplossing.

Kan ik een al verleende vergunning wijzigen als er iets verandert aan mijn evenement of locatie?

Ja, maar een wijziging is niet automatisch toegestaan en moet je tijdig melden bij de betreffende gemeente. Afhankelijk van de aard van de wijziging — zoals een groter bezoekersaantal, een uitbreiding van het terrein of een langere openingstijd — kan de gemeente besluiten een nieuwe of aangepaste vergunning te verlenen, wat opnieuw doorlooptijd kost. Wacht dus niet tot vlak voor het evenement met het doorgeven van wijzigingen en informeer altijd schriftelijk, zodat je een bevestiging hebt.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van vergunningen voor multi-locatie evenementen?

De meest voorkomende fouten zijn: te laat beginnen met aanvragen, ervan uitgaan dat één vergunning voor alle locaties geldt, en het indienen van onvolledige documentatie zoals een ontbrekend veiligheids- of verkeersplan. Ook onderschatten organisatoren regelmatig de categorie-indeling van hun evenement, waardoor ze een lichtere procedure aanvragen terwijl de gemeente een uitgebreidere procedure vereist. Controleer per gemeente de vereiste bijlagen en laat je aanvraag indien mogelijk vooraf toetsen door een contactpersoon bij de gemeente.

Heb ik ook vergunningen of ontheffingen nodig van andere instanties dan de gemeente?

Ja, afhankelijk van het type evenement kunnen ook andere instanties betrokken zijn. Denk aan een ontheffing van de politie voor het afsluiten van wegen, een vergunning van Rijkswaterstaat of het waterschap bij evenementen op of nabij water, en toestemming van de provincie bij evenementen in de buurt van natuurgebieden. Daarnaast kunnen er meldingsplichten gelden bij de brandweer of de omgevingsdienst voor geluid en milieu. Breng bij de start van je voorbereiding in kaart welke instanties naast de gemeente relevant zijn voor jouw specifieke situatie.

Is een beveiligingsbedrijf verplicht of mag ik ook vrijwilligers inzetten voor de beveiliging?

Vrijwilligers mogen ondersteunende taken uitvoeren, zoals gastheerschap of het begeleiden van bezoekers, maar officiële beveiligingstaken — zoals toegangscontrole, crowd management en het handhaven van de orde — zijn wettelijk voorbehouden aan gecertificeerde beveiligers met een geldige beveiligerspas conform de Wpbr. Gemeenten en politie controleren hier actief op en het inzetten van onbevoegden voor beveiligingstaken kan leiden tot het intrekken van de vergunning of een boete. Gebruik vrijwilligers dus alleen voor niet-beveiligingstaken en zorg voor een professioneel beveiligingsbedrijf voor alle formele veiligheidsfuncties.

Wat moet ik doen als mijn vergunningaanvraag wordt afgewezen door een van de gemeenten?

Bij een afwijzing ontvang je een gemotiveerde beslissing van de gemeente, en heb je het recht om binnen zes weken bezwaar in te dienen. Lees de afwijzingsgronden zorgvuldig door: vaak gaat het om ontbrekende documenten, onvoldoende onderbouwing van het veiligheidsplan of een locatie die niet geschikt wordt geacht voor het type evenement. Neem direct contact op met de behandelend ambtenaar om te bespreken of de aanvraag kan worden aangepast en heringediend, want in veel gevallen is een afwijzing te herstellen door aanvullende informatie of een gewijzigd plan aan te leveren.