Als de sleutelhouder niet bereikbaar is bij een alarm, neemt een professioneel beveiligingsbedrijf de situatie over. Een beveiliger rijdt naar het object, beoordeelt de situatie ter plaatse en handelt conform de afgesproken instructies. Zo staat het pand nooit onbeheerd bij een alarmmelding, ook niet midden in de nacht. In dit artikel lees je precies hoe dat werkt en wat je zelf kunt regelen om dit goed in te richten.
Wie neemt het over als de sleutelhouder niet opneemt?
Als de sleutelhouder niet bereikbaar is, neemt de meldkamer of het beveiligingsbedrijf het stokje over. Die probeert een tweede of derde sleutelhouder te bereiken via een vooraf opgestelde contactlijst. Lukt dat ook niet, dan sturen zij een mobiele surveillant naar het object om de situatie te beoordelen.
Een goede sleutelhouderregeling werkt met meerdere lagen. Dat betekent: minimaal twee of drie contactpersonen die bereikbaar zijn, in een vaste volgorde. De meldkamer werkt die lijst van boven naar beneden af. Pas als niemand opneemt, gaat een beveiliger zelfstandig ter plaatse.
Belangrijk om te weten: een beveiliger handelt altijd binnen de kaders van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr). Dat betekent dat zij bevoegd zijn om het terrein te inspecteren, maar geen politiebevoegdheden hebben. Bij een concreet misdrijf schakelen zij de politie in.
Wat doet een beveiliger ter plaatse als niemand bereikbaar is?
Als geen enkele sleutelhouder bereikbaar is, gaat de beveiliger naar het object en voert een buitencontrole uit. Hij inspecteert ramen, deuren en toegangspunten op zichtbare sporen van inbraak of schade. Als er iets afwijkt, neemt hij direct contact op met de meldkamer en, indien nodig, met de politie.
Heeft de beveiliger toegang tot het pand via een sleutelkluis of een eerder afgegeven sleutel? Dan kan hij ook een binnencontrole uitvoeren. Hij loopt het object door, controleert of alles veilig is en noteert zijn bevindingen in een rapportage. Die rapportage ontvang je achteraf, zodat je precies weet wat er is gebeurd.
Is er geen zichtbare aanleiding voor het alarm en is het pand van buitenaf in orde? Dan wordt dit vastgelegd als een vals alarm en verlaat de beveiliger het terrein. De meldkamer informeert je zodra een sleutelhouder weer bereikbaar is.
Hoe lang duurt het voordat een beveiliger ter plaatse is?
De aanrijtijd van een beveiliger hangt af van de locatie van het object, het tijdstip en de beschikbaarheid van de dichtstbijzijnde surveillant. Wij streven ernaar zo snel mogelijk ter plaatse te zijn, maar een vaste tijdsbelofte is afhankelijk van de situatie en wordt contractueel bepaald.
In de regio Noord- en Zuid-Holland, waar onze surveillanten actief zijn, zijn de aanrijtijden doorgaans kort doordat de routes goed bekend zijn en de bezetting is afgestemd op de regio. Hoe dichter bij een actief surveillancegebied, hoe sneller een beveiliger kan reageren.
Dit is ook een reden waarom collectieve beveiliging zo goed werkt: meerdere objecten in een gebied worden gezamenlijk beveiligd, waardoor surveillanten altijd in de buurt zijn. Dat verlaagt de aanrijtijd en de kosten tegelijk.
Wat zijn de risico’s als er geen goede sleutelhouderregeling is?
Zonder een goede sleutelhouderregeling kan een alarmmelding onbeantwoord blijven. Dat betekent dat een pand onbeheerd staat bij een mogelijke inbraak, brand of ander incident. De kans op schade, diefstal of escalatie neemt toe als niemand snel ter plaatse kan zijn om de situatie te beoordelen.
Andere risico’s zijn:
- Vertraging bij schadeafhandeling doordat er geen rapportage is van wat er is gebeurd
- Onnodige politie-inzet bij valse alarmen, wat bij herhaling kan leiden tot boetes
- Verlies van vertrouwen bij medewerkers of huurders als incidenten niet snel worden opgepakt
- Problemen met de verzekeraar als aantoonbaar is dat er geen adequate opvolging was
Een sleutelhouderregeling is geen luxe, maar een praktische basisvoorziening voor elk bedrijf met een alarmsysteem. Zonder opvolging is een alarm niet meer dan een geluid.
Hoe stel je een goede sleutelhouderregeling in?
Een goede sleutelhouderregeling stel je in door minimaal twee tot drie contactpersonen aan te wijzen die bereikbaar zijn buiten kantooruren, inclusief weekenden en feestdagen. Zorg dat hun gegevens actueel zijn en dat zij weten wat ze moeten doen bij een alarmmelding.
Praktische stappen om dit goed in te richten:
- Stel een contactlijst op met naam, telefoonnummer en volgorde van bereikbaarheid
- Geef duidelijke instructies aan elke sleutelhouder: wat doen zij wel, wat niet, en wanneer bellen zij de politie
- Houd de lijst actueel bij personeelswisselingen of gewijzigde contactgegevens
- Overweeg een sleutelkluis op het object, zodat een beveiliger ook zonder aanwezigheid van een sleutelhouder naar binnen kan
- Spreek een back-upplan af met het beveiligingsbedrijf voor situaties waarin niemand bereikbaar is
Bespreek de regeling ook met je meldkamer of beveiligingsbedrijf. Die kunnen je adviseren over wat in jouw situatie het beste werkt.
Kan een beveiligingsbedrijf de sleutelhouderrol volledig overnemen?
Ja, een beveiligingsbedrijf kan de sleutelhouderrol volledig overnemen. In dat geval is het bedrijf de primaire contactpartij bij een alarmmelding en rijdt een beveiliger altijd als eerste naar het object. Je hoeft dan zelf niet bereikbaar te zijn buiten kantooruren.
Dit is een praktische oplossing voor bedrijven waarbij de eigenaar of beheerder niet altijd beschikbaar is, of waarbij het onwenselijk is dat medewerkers privé worden gebeld bij elke alarmmelding. Het beveiligingsbedrijf handelt dan conform vooraf vastgelegde instructies en informeert je achteraf via een rapportage.
Bij Flexteam Security bieden wij deze vorm van alarmopvolging en mobiele surveillance aan voor bedrijven in de regio Noord- en Zuid-Holland. Wil je weten hoe we dit voor jouw situatie kunnen inrichten? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
De diensten van Flexteam Security worden uitgevoerd conform de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr); aan de beschreven dienstverlening kunnen geen absolute veiligheidsgaranties worden ontleend.
[seoaic_faq][{“id”:0,”title”:”Mag een beveiliger een pand betreden zonder toestemming van de eigenaar?”,”content”:”Een beveiliger mag een pand alleen betreden als hij daarvoor vooraf toestemming heeft gekregen, bijvoorbeeld via een sleutelkluis of een eerder afgegeven sleutel. Zonder die toegang blijft de controle beperkt tot de buitenkant van het object. Het is daarom verstandig om bij het inrichten van je sleutelhouderregeling ook afspraken te maken over toegang tot het pand, zodat een beveiliger bij afwezigheid van sleutelhouders toch een volledige controle kan uitvoeren.”},{“id”:1,”title”:”Hoe vaak moet ik mijn sleutelhouderlijst bijwerken?”,”content”:”Het is aan te raden om je sleutelhouderlijst minimaal één keer per jaar te controleren en direct bij te werken na personeelswisselingen, functiewijzigingen of gewijzigde telefoonnummers. Een verouderde lijst is één van de meest voorkomende oorzaken waardoor een alarmmelding niet tijdig wordt opgevolgd. Bespreek wijzigingen altijd ook met je meldkamer of beveiligingsbedrijf, zodat zij altijd over de meest actuele gegevens beschikken.”},{“id”:2,”title”:”Wat gebeurt er als een beveiliger ter plaatse een inbraak constateert?”,”content”:”Als een beveiliger sporen van inbraak aantreft, schakelt hij direct de politie in en informeert hij de meldkamer. De beveiliger beveiligt de situatie zoveel mogelijk zonder zelf het pand te betreden of bewijs te verstoren, en wacht in de meeste gevallen op de politie voordat verdere stappen worden gezet. Achteraf ontvang je een gedetailleerde rapportage van de beveiliger, die ook van waarde kan zijn voor je verzekeraar bij het indienen van een schadeclaim.”},{“id”:3,”title”:”Kan ik als particulier ook gebruikmaken van een sleutelhouderregeling via een beveiligingsbedrijf?”,”content”:”Sleutelhouderregelingen via een professioneel beveiligingsbedrijf zijn primair gericht op zakelijke klanten, zoals bedrijven, instellingen en verhuurders van bedrijfspanden. Voor particulieren zijn er soms vergelijkbare diensten beschikbaar, maar de beschikbaarheid en voorwaarden verschillen per beveiligingsbedrijf. Neem contact op met een beveiligingsbedrijf in jouw regio om te bespreken welke opties er voor jouw specifieke situatie mogelijk zijn.”},{“id”:4,”title”:”Wat is het verschil tussen een meldkamer en een beveiligingsbedrijf bij alarmopvolging?”,”content”:”Een meldkamer is de centrale die alarmberichten ontvangt, registreert en coördineert — zij bellen sleutelhouders en sturen indien nodig een surveillant ter plaatse. Een beveiligingsbedrijf levert de mobiele surveillanten die fysiek naar het object rijden om de situatie te beoordelen. In veel gevallen werken meldkamer en beveiligingsbedrijf nauw samen, of zijn zij onderdeel van dezelfde organisatie, zodat de opvolging van een alarm naadloos verloopt.”},{“id”:5,”title”:”Hoe voorkom ik onnodige uitrukken door valse alarmen?”,”content”:”Valse alarmen worden vaak veroorzaakt door slecht afgestelde sensoren, bewegende objecten zoals planten of dieren, of menselijke fouten bij het in- en uitschakelen van het systeem. Zorg voor een regelmatige onderhoudsbeurt van je alarmsysteem en stel sensoren correct in op de omgeving. Geef medewerkers duidelijke instructies over het gebruik van het systeem en overweeg een verificatiestap — zoals een camera of dubbele detectie — voordat een alarm daadwerkelijk wordt doorgegeven aan de meldkamer.”},{“id”:6,”title”:”Wat moet ik contractueel vastleggen met een beveiligingsbedrijf over de sleutelhouderregeling?”,”content”:”Leg in het contract minimaal de volgende zaken vast: de volgorde en contactgegevens van sleutelhouders, de maximale aanrijtijd van een surveillant, de handelingsinstructies bij verschillende scenario’s (inbraak, brand, vals alarm) en de wijze van rapportage achteraf. Zorg ook dat afspraken over toegang tot het pand, zoals het gebruik van een sleutelkluis, schriftelijk zijn vastgelegd. Duidelijke contractuele afspraken voorkomen onduidelijkheid op het moment dat het er echt toe doet.”}][/seoaic_faq]